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离职面谈,有技巧!

2016-01-22

  离职面谈,顾名思义,是指在员工离开公司前与他进行的面谈。有统计数据显示,目前绝大多数企业有一套相对稳定的招聘与甄选制度,但是具有离职员工关系管理意识并建立了面谈记录制度的不到10%,而能够根据离职面谈记录进行数据加工,建立员工流失关键要素分析、流失成本分析,并基于该分析报告着手改善公司内部管理和组织文化建设的企业不到1%。

  从中反映出,大多数企业对离职面谈并不重视,或者说有流程却形同虚设。那么离职面谈到底重要与否呢?我们不妨先来看一个故事:

  三国时期,刘备创业前期的首席谋士徐庶因为老母亲被曹操扣留,不得不向刘备提交辞呈,刘备百般挽留无果,只得进行最后的离职面谈。面谈气氛恳切感人,刘备不仅放声大哭,还亲自为徐庶牵马,送了一程又一程,不忍分别,让徐庶感动得热泪盈眶,挥手道别走了好几里后,忽然想起一件至关重要的事,急忙打马回转特意向刘备推荐接替自己的最佳人选,也就是更胜自己一筹的诸葛亮。这就是“徐庶走马荐诸葛”的美谈,也是刘备所创造的经典离职面谈案例,送走一个员工,但却为他推荐了一个更为优秀的继任者。

  可见,离职员工,即使是已经离开公司的员工,在某种意义上仍然可以是“潜在”的人力资源。而现实中,企业进行离职面谈的主要目的在于从离职员工那里获得相关信息,以便企业改进工作和维系与离职员工的良好关系,包含维系双方关系、预防不利行为、获得真实心声等。

  离职面谈,何时谈?谁来谈?

  恰当的时间做恰当的事情,把握好面谈时机才能收到预期效果。离职面谈要利用两个时间点与员工交流,第一个是得到员工离职信息时,因为这个时候许多员工的离职意愿还不是非常明确、坚定,有时可能仅因某件事情的刺激而萌生去意,此时如能及时沟通,化解其一时之冲动,往往能使员工收回辞职决定,不至于闹僵以至没有回旋余地;第二个时间点是员工去意已决办 理完离职手续后,因为此时离职员工再无任何顾忌容易讲真话。

  第一次离职面谈,对于主动提出辞职的员工,员工直接上级或同事得到信息后应立即向其部门负责人和人力资源部反映,拟辞职员工部门负责人应立即进行离职面谈,了解离职原因,对于欲挽留员工应进行尽量说服挽留,对于把握不准是否挽留的应先反馈到人力资源部以便共同研究或汇报,再采取相应措施。

  第二次离职面谈应由人力资源部主导。主管级以下员工可由员工关系主管或人力资源副经理进行面谈;主管级以上员工(含主管级)由人力资源部经理或以上级别的负责人进行面谈,原则上企业谈话人应比离职者的职级略高,至少应对等。第二次面谈应技巧性地让离职员工自愿留下联系方式,以便跟踪管理,创造合作机会。

  以人力资源部门主导的离职面谈原则上应以人事经理为主,而不仅仅是一个人事专员;或者至少应保证主管级以上的离职员工由经理面谈。

  离职面谈,怎么谈?

  1、多听少说原则

  在离职面谈的过程中,代表企业与离职者进行面谈的人员应多听少说。应给予离职人员合适的空间和足够的时间。适当的时候,应对离职人员进行善意引导或打消他的疑虑,而不是施加压力。要记住,面谈的目的是探出离职人员的想法、意见和对一些问题的答案,而不是进行说教或训诫。

  2、以开放性问题为主

  多问一些类似“什么”、“如何”和“为什么”等开放式的问题,而不是用“是”或“否”就可以回答的封闭式的问题,除非你需要对某个观点加以确认。面谈时还应选好交流的主题,且尽量使之与离职员工利益直接相关,如对跳槽性质的员工进行面谈应重点了解其辞职的原因和想法,究竟是为了个人发展、学习及家庭原因,还是对企业的管理模式、管理层的工作风格、团队的氛围、绩效的评价状况、当前职位工作内容等不满。

  3、记录分析改进措施

  最重要的是要将面谈重点记录下来,便于之后的分析整理工作。人力资源部门应以月度、季度或年度等为时间单位,将离职面谈所获的信息、数据进行细致分析,提 炼出导致员工流失的关键要素,测算出流失成本,综合 成离职原因分析统计报表,通过分析汇总,全面反应员工离职的真正原因、整体人事变动情况以及据此提出的改进公司政策、管理制度方面的建议,报分管领导参考决策。

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