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高效会议的“12条原则”

2016-05-12

  开会——只要你身处某个组织内就几乎无可避免。然而,在当下高速运转的商业世界中,“开会”并不受大家的待见,因为很少有人能通过会议这一形式取得一些真正的成果。

  开会也是现代职场中最重要的沟通方式,事业单位、政府机构、公司……不管你任职于哪种组织,都绕不开各种大大小小的会议,一些人可能天天都在开会,工作时间基本被各种会议占去一半以上。

  有研究显示,84%的企业家都曾为内部沟通成本高而苦恼,开会在管理中承担了绝大部分的沟通任务。大部分的会议可能都是没有激情和效率的,你是否经常糊里糊涂就“被开会”了?就像美国漫画家ScottAdams创造的漫画人物。(如下图)

高效会议的“12条原则”

  不管何种组织,开会都是为了达到某种目的,因此每次参加会议前,我们都要明确两件事,一是开会的目的,即为何开;二是开会的人员构成,即会议中不同的人所扮演的角色。

  很多会议效率低下大多数是因为我们根本不知道开会的目的,也就是不知道这次会议要解决的是什么问题,稀里糊涂就去参加会议了,自然什么也解决不了。

  如何让会议开得高效、理性?有本这方面的经典著作《罗伯特议事规则》,孙中山当年对该书也是推崇备至,还亲自翻译,试图复制到彼时的中国党政机构中。一个多世纪过去了、该书已经逐步成为当下普遍的会议指南,受到政府、企业、社会组织广泛应用。

  不过《罗伯特议事规则》原书超六百页,内容庞大专业,怎样应用这一“规则”使其成为称手工具,以推进企业治理和提高组织决策效率?如果要想深入了解,认真阅读原书自然再好不过了,当然也有“投机取巧”之法。因为不管何种会议总有一些普遍要遵循的“基本原则”,《罗伯特议事规则》的中文版译者也精简出了该书的12条原则:

高效会议的“12条原则”

  第1条、动议中心原则

  “动议者,行动的提议也。”会议讨论的内容应当是一系列明确的动议,它们必须是具体、明确、可操作的行动建议。先动议后讨论,无动议不讨论。

  第2条、主持中立原则

  会议“主持人”的基本职责是遵照规则来裁判并执行程序,尽可能不发表自己的意见,也不能对别人的发言表示倾向。(主持人若要发言,必须先授权他人临时代行主持之责,直到当前动议表决结束。)

  第3条、机会均等原则

  任何人发言前须示意主持人,得到其允许后方可发言。先举手者优先,但尚未对当前动议发过言者,优先于已发过言者。同时,主持人应尽量让意见相反的双方轮流得到发言机会,以保持平衡。

  第4条、立场明确原则

  发言人应首先表明对当前待决动议的立场是赞成还是反对,然后说明理由。

  第5条、发言完整原则

  不能打断别人的发言。

  第6条、面对主持原则

  发言要面对主持人,参会者之间不得直接辩论。

  第7条、限时限次原则

  每人每次发言的时间有限制(比如约定不得超过2分钟);每人对同一动议的发言次数也有限制(比如约定不得超过2次)。

  第8条、一时一件原则

  发言不得偏离当前待决的问题。只有在一个动议处理完毕后,才能引入或讨论另外一个动议。(主持人对跑题行为应予制止。)

  第9条、遵守裁判原则

  主持人应制止违反议事规则的行为,这类行为者应立即接受主持人的裁判。

  第10条文明表达原则

  不得进行人身攻击、不得质疑他人动机、习惯或偏好,辩论应就事论事,以当前待决问题为限。

  第11条充分辩论原则

  表决须在讨论充分展开之后方可进行。

  第12条多数裁决原则

  (在简单多数通过的情况下)动议的通过要求“赞成方”的票数严格多于“反对方”的票数(平局即没通过)。弃权者不计入有效票。

  既然是精简的原则,自然意味着每一条原则还需细细琢磨。如何将会开好看似简单,实则是个很复杂的问题,其中涉及很多的管理理念与技巧,同时关乎情商和智商。

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