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职位老升不上去,只怪邮件没玩好

朱笛|2016-06-02

  虽然电子邮件仅是职场中的一种沟通工具,而不是一份工作。但是它关乎你的职业形象,是一个既能拉你入地狱,也能助你高升的沟通工具。关键是看会不会用。不要说这是雕虫小技。从收到、回复、发送中,你要判断的事情很多。

  方便?随便?傻傻分不清楚

  打开邮箱,收到一封群发邮件,回还是不回?是回复全部还是单独回复?

  几乎所有职场专家的建议都是:除非绝对必要,不要点击“全部答复”的选项。专家认为,仅用”回复”,可以减少对别人带来不必要的麻烦。如果需要抄送给其他人,就选择性的添加收件人。

  “回复全部”视乎成了一件忌讳莫深的事情。但世界经理人网友” steven-l “却认为,这不需要忌讳,关键是巧用、妙用。“在对操作流程、标准、制度颁布、说明时,不能一个一个发邮件,作说明,必须使用全部回复,让中层以上的领导都知晓、了解。大家对新办法的看法、讨论应该是透明的。包括最后定版,也要让大家都知道。至于不好的事情,应该一对一处理,根本不需要抄送其它人,也不存在全部回复。”

  《高效冠军》一书中,指出了发送电子邮件常犯的九大错误中,其中包括:有错别字;没有及时回复邮件;邮件回复给错误的对象;通过邮件沟通紧急事件,结果耽误处理时间;滥用电子邮件模版,而非针对性的个性化处理;过度依赖电子邮件,取代面对面的沟通;附件不明确,无法打开;使用不明确的、让人混淆的企业电子邮箱地址。

  对照看看,你中了几招?偶尔有错别字,在所难免也情有可原。你需要反思的是,在每一封邮件发出之前,有没有认真检查过?你是否也曾经用电子邮件来打嘴仗­为了备份,你是否将全部事情都用邮件沟通,而忘了拿起电话,沟通充满争议或复杂的事情­

  电子邮件是工具不是武器;发送邮件是为了方便,但切勿随便。

  怎样做既高效又专业

  微软在关于“打断”的研究中发现:处于工作中的人,平均每10.5分钟就会被打断一次。每个中断平均要花费23分钟把注意力重新调整到工作中。如果我们每天设定固定几个时间点查看邮件,就会减少邮件干扰,提高工作效率。设置“不查看邮件”的时间,将更多精力集中在解决重要事情上。

  比尔•盖茨每天会收到400万封的电子邮件,其中大部分是垃圾邮件。其他经理人也有类似困扰。他们处理电子邮件有三个秘诀:

  第一、采用邮件过滤机制,确保对重要邮件的回复;

  第二、削减电子邮件总数目;可要求下属或同事减少“抄送”或“仅供参考”的邮件。随着人工智能的发展,未来用机器人回复部分邮件已不是梦,IBM与谷歌已经在行动。

  第三、先回应,后回复的两步策略。沟通中沉默会照成恐慌或误解。收到邮件,先回应”已经收到,稍后回复”。此后在承诺的时间内,认真阅读并高效回复。这是明知且专业的做法。

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