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拒绝平庸会议,从杜绝这四点开始

沐野|2017-01-23

  一个成功的会议能够激发参会者新的活力,并使其掌握清晰的工作计划和明确方向,但一个平庸的会议则会让参会者质疑,这是否值得自己花时间去对待。而提前准备可以让一场会议组织得更好,https://www.entrepreneur.com一篇文章指出四种会导致会议失败的情况,避免这些情况能够让你更好地组织一场成功的会议:

  一、缺乏规划

  成功的会议都不是偶然发生的,它们都是前期精心策划的结果。会议前一定要明确定义所有的目标以及创建一个详细的议程。可以适当安排自发讨论的空间,但要确保有一个整体的会议议程,这将有助于确保实现你的会议目标。

  接下来,花时间考虑一些基本的组织工作,如座位安排、电源插座和PPT讲义等补充材料;提前几天让会议发言者提供内容大纲,既可以让你根据内容调整内容,也可以避免出现太意料之外的事情。制定一个会议经常需要使用的项目清单,并在每次会议之前进行检查。

  二、没有指定的会议主导者

  如果没有一个主导会议的负责人,会议内容很容易跑偏,浪费时间。指定一名会议的主导者,可以让会议沿着设立的明确方向进行,减少无关话题的讨论,促进积极的讨论和安排后续活动。

  三、未能预期会议争端

  在会议上经常会讨论一些有争议的话题,为了避免潜在不愉快的反应,可以在会前让团队中最直言不讳或最有影响力的成员举行一些一对一交流,以此评估真正会议时可能的出现的状况。无论你是否处于同一情况下,你都能更好地预测和准备问题和意见,以防止被打个措手不及。

  四、没有后续行动

  如果没有人做会议记录和概述后续任务,那么会议开的再成功也将毫无价值。因此,应该安排一位会议记录员,让他在会议结束后向所有参会者发送电子邮件概述会议总结。同时,会议主导者也应该在会议中记下会后需要完成的任务,并在结束时将任务具体分配好和设定完成的截止日期。

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