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培训内容也需要数字化转型

2020-02-10

培训的传统方式已经不适合现在的员工,将现有的培训手段数字化才是解决之道。本文提到的调研为您解释了背后的理由。

数十年来,工作场所的培训计划一直都是循规蹈矩的形式。在职培训中,经验不足的员工与经验丰富的员工配对,一直以来都是工作场所中学习的主要方法。如果没办法安排一对一的培训,组织通常会安排讲师带培训班。但是,在过去的几十年中,科技给工作场所带来了许多影响,与此同时,组织也希望为员工的学习与发展提供个性化指导,这两者得以紧密结合。由于许多组织过去的培训内容停留在纸质媒介上,因此这样的组织无法调整员工的学习路径,以适应不断变化的培训需求。

将现有内容转化为数字格式引发许多人对此类学习和培训的效果和收益进行思考。公司该如何实现在整个企业范围内进行培训内容的转换?参与培训的人员在哪些细分领域最有可能受益?哪些培训主题适合转换?公司在重新利用过去的培训内容时期望取得什么成果?在实现培训目标方面会面临哪些障碍?最后,对于采用这些技术,参与培训的员工感受如何?

为了更详细地探讨这些问题, 企业学习服务提供商Training Industry, Inc. 和Conduent Learning Services 进行了一项研究,询问了企业的学习与发展团队为了向受训员工提供材料,如何利用技术解决方案来重新定位和重新包装现有的培训内容。

他们以保密的形式对来自273 家公司的受访者完成了一项调查,报告受访者所属的组织如何将过去以纸质媒介打印或培训班形式提供的内容,应用数字解决方案进行转换(CTC)。

首先,他们要求受访者评估公司培训计划的总体效果。高达82%的受访者认为其公司的员工培训至少能取得中等的效果。为了比较,该报告的统计还表明,尽管大多数公司成功部署了有效的培训,但改进的空间依然存在,因为从数字上来看,50%的受访者对其公司的培训评价是“有中等效果”或“既非有效,也非无效”。

接下来,他们要求受访者对其公司使用的培训材料进行分类,选项从打印件(即以纸质形式提供所有培训材料)到电子档(即以电子形式提供所有材料)。共有43%的公司属于两种方式混合使用。但是,在其余的受访者中,有41%表示他们主要使用打印件,而相比之下,主要使用纸质材料的受访者只有16%。

我们可以推测,培训好的公司很可能是将两种方式混合使用的。但是,如前所述,大多数公司仍有提高的空间。因为,有24%的受访者表示其公司使用的培训材料两种方式的比例大致相等,对总体培训效果的评价也是“有中等效果”。

但是,培训效率的提高仅仅需要提供多种培训方式就好了吗?这项研究表明,正是由于引入了数字材料,人们才感觉到学习的效果更好了。因此,有79%的受访者更喜欢数字资料而不是印刷资料,而且有超过三分之一的人对数字内容的评价是“好得多”。不过,还有17%的受访者认为,就支持学习的有效性而言,印刷版的材料差不多与数字版的材料等效。

  评估数字化培训内容的效力

接下来,研究人员就特定培训主题向受访者询问数字化培训内容(CTC)的功效。数据显示,培训、入职、产品/ 服务知识、软技能、认证以及与HR 相关的培训被认为是最适合CTC 的主题。值得注意的是,受访者认为语言培训和流程改善培训(例如,六西格玛、精益培训等)的转化潜力最低。

研究的结果引出了一个问题:为什么某些培训主题比其他的更适合数字化?潜在因素有很多,包括:

1. 需要定期更新的内容,或者与其他主题相比,保存期限短的内容。尽管必要内容的刷新频率可能经常变化,但是数字格式在更新和传播CTC 时可以提供更大的灵活性。例如,组织可能需要更新IT 相关的培训内容,以跟上软件版本和企业升级的步伐。

2. 为大多数学习者服务的内容。当某个培训主题与组织中的大多数人相关时,CTC 在提供内容方面更灵活,也能服务于更多员工,在扩大培训规模时比印刷格式更方便。例如,假设有足够的新员工或并购,那么随着时间推移,可能会为大量员工提供入职培训,此时花时间将培训内容迁移到数字化平台就是值得的。

3. 与其他主题相比更频繁访问的内容。许多接受培训的员工可能会在访问某些内容之后不再重新访问。其他类型的内容可能覆盖的员工总数较少,但对于某些角色至关重要。在这种情况下,CTC 可以充当工作上的辅助工具,只需制定初始培训计划,让员工熟悉如何使用即可。例如,可以定期将产品/ 服务的知识培训内容提供给员工,让他们在工作中频繁地进行参考,不论员工是否已完成培训。

4. 无需讲师即可学习的内容。主要由介绍程序或陈述知识的内容组成,且可在各种平台上轻松呈现的主题就属于这种。例如,IT 可以将培训转换为数字形式,使受训员工在没有讲师指导的情况下,通过材料进行学习并练习应用。

5. 可以分解为多个章节进行学习的内容。可以轻松地分解为不同的组成部分并分别传授的内容也可以适用CTC 形式,从而让受训员工的培训过程更加可控。例如,与在单个漫长的课程中覆盖相同内容的培训班相比,如果将学习材料划分为较小的模块,则员工可以更轻松地通过认证课程。

  在不同受众间循环利用内容

通常,企业的学习与发展团队的职责不限于为员工提供培训,接受培训的对象还包括外部合作伙伴、承包商和客户。研究人员要求受访者对CTC 对这些学习者群体的潜在收益进行评估,以区分某些公司是否认为使用打印材料会限制培训的价值。

CTC 给许多不同类型的受众带来了可观的学习收益,这一点几乎形成了受访者的共识。受访者认为内部员工从中受益最多,这种观点似乎并不出乎人们的意料。93%的受访者认同CTC 会对员工的工作产生积极影响。但是,与此同时,至少有四分之三的受访者同时认为CTC 能让其他的受众从学习中受益。

但是,从学习中受益的对象并不是评估CTC 收益的唯一指标。不同代际的学习者从中期望得到的价值也存在明显的差异。首先,受访者最信赖的是CTC 对年轻一代的价值,其中53%的人坚信转成电子版之后的培训会让使该员工群体受益。

最后,研究人员要求受访者评价CTC对不同职位类型的潜在收益。结果表明,在四分之三以上的公司中,组织通过转化打印版的培训材料,使得各种角色的员工受益。

综上可得,受访者认为CTC 对几乎任何学习者都有好处,无论他们来自公司内部还是外部,处于职业生涯的早期或后期,以及他们在组织中担当何种角色。

  平衡数字化培训的利弊

在前文,我们已经讨论了CTC 总体上的收益,但公司关注的是一些更具体的好处。这些好处涉及到提供更多的培训机会,减少相关的交付成本,改善学习体验以及提高培训指标等。结果表明,受访者认为,几乎所有的潜在利益都可以成为组织向数字化培训转型的理由:

● 通过移动设备访问

● 采用创新技术

● 追踪内容使用情况和相关性

● 降低差旅成本和培训时长

● 减少培训场地的成本

● 提高培训效率

● 扩大培训规模

● 提升员工参与度

● 让更多公司领导者/ 相关主题的专家参与

● 融入游戏化的培训思路

● 提升组织效率

● 衡量专注程度和出席率

但是,迁移到CTC 并非没有障碍。这里面存在一系列资源上的挑战、治理方面的阻碍以及基础设施上的不足,足以打乱原本有效的CTC 部署。在这方面,将整个企业的培训迁移到CTC 所要付出的努力在某种程度上与培训本身几乎或完全没有关系。超过三分之二的受访者表示,寻求培训转型的公司会关注所有这些挑战。

研究人员还向受访者就员工个人的工作成果提出了一系列问题。这些工作成果包括:

受访者的工作角色的清晰程度:角色清晰度高的员工觉得对自己的工作期望有清晰的了解。他们非常了解自己的职责所在,工作任务的优先级背后的理由,以及他们的工作在周遭制度化的流程中起到什么作用。

受访者以工作为核心的程度:这一指标较高的员工会认为其工作就在很大程度上定义了他们自身。他们将自己的职责内化,以至于在被人要求进行自我描述时,他们提及其职业的内容在回答中占了很大的比重。

受访者对工作的总体满意度:工作满意度高的员工更有可能为公司以及公司正在努力实现的目标全力以赴。

最后,我们可以将数字化改造现有培训内容,并重复利用的做法归纳为以下的几种模式:

1. 数字化是培训材料的首选格式。CTC 不仅仅是学习过程中对手段的偏好,恰恰相反,组织之所以更喜欢CTC 方式,是由于培训效果能得到明显提高。在这项研究中,有79%的受访者认为数字资料比印刷版的资料更能有效支持培训。受访者强调的好处包括提高培训对象体验的一致性、减少离开工作岗位以参加培训的时间,以及在学习过程中融入创新能力。

2. 有许多主题领域适合进行转化。公司已经普遍进行过数字化转换的主题包括IT 培训、入职培训、产品和服务知识培训以及软技能培训。语言和流程改善是仅有的两个转换率较低的主题领域,只有不到30%的受访者表示其组织目前正在或计划进行转换。但是,这个数字反过来也证明,大多数学习与发展团队推出了普遍适用的产品组合。

3. 材料转换过程存在必须从战略高度加以重视的挑战。成功转换培训材料存在许多障碍。受访者提及最多的问题是如何优化在移动设备的学习。其他明显的障碍包括利用外部解决方案的成本和范围,企业治理方面的障碍以及企业内部缺乏将印刷版资料数字化的技术技能。

4. 在更喜欢使用印刷版资料开展培训的组织中,参与培训的员工很可能已经有了迎接数字化的准备和意愿。人们通常认为CTC 易于使用,并且有利于员工的工作表现。此外,关于数字化培训方式的态度与使用印刷版资料的水平呈正相关,这表明这些公司有大量的员工认为采用CTC 对他们有好处。相反,对CTC 的用处和对工作绩效的影响与企业培训中用多少印刷版和数字化的材料无关,受访者在这些指标上都给出了相当高的平均分数,表明无论接触到多少培训或是用哪种形式培训,他们都能看到CTC 的价值。

原文经许可, 摘自《Recycled& Reused: Repurposing Training Content for Digital Delivery》一文。Conduent Learning Services and Training Industry, Inc. (www.trainingindustry.com) 于2017年登记版权。秦岭译。

本中文版由世界经理人(www.ceconline.com)组织翻译并编辑。

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