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陆续复工的外贸企业,这份复工指南请照做

这份复工指南主要包括两个方面的一个是安全防护篇,一个是关于工作开展方面的。

新型冠状病毒(2019-nCoV)疫情影响着全国各地的各行各业,复工日期由原来的3号延期到10号,当然有的公司可能至今还未复工。

就浙江而言,首批复工的外贸企业核准率仅0.54%!

但,无论是已经复工的企业还是没有复工的企业,这份复工指南你都该看看,一定会有帮助的。

这份复工指南主要包括两个方面的一个是安全防护篇,一个是关于工作开展方面的

我们先来说说关于安全防护的。

毕竟安全第一,大家健康,企业才能兴旺

安全防护篇

01 交通出行

1.带口罩出门!没有戴口罩的不允许进入公司!

2.尽量不要选择公共交通工具出门,路程较近的同事可选择步行或者共享单车出门。

3.选择公共交通工具出行,记得上车后尽量选择通风处独自站立,少接触车内设施。下车后不要摸脸,眼睛,鼻子。用免洗手液或酒精消毒。

4.出门带手套或纸巾,楼层低尽量选择爬楼梯(不要接触楼梯把手),坐电梯记得用手套或纸巾按按钮,避免直接接触。

5.提倡带眼镜出门,无论是否近视

6.建议出门前解决好大小便,尽量少用公共厕所。(记得盖好马桶盖冲水)

02 办公指南

(1)进公司第一件事,量体温,请自觉量体温!体温异常的尽快就医。

(2)把自己工位的物品用75%酒精消毒,特别是鼠标键盘。

(3)同事间交流保持一米以上,尽量避免面对面交流,使用办公软件交流。

(4)如需开会,可以开线上视频会议,避免面对面交流。

(5)不要开中央空调

(6)办公区每天保持两次半小时的通风

(7)在办公室务必带口罩,不要摘下来!

(8)保持勤洗手、多饮水,坚持在进食前、如厕后、进入会议室前按照20秒,六步法严格洗手。

(9)没有特别必要性,停止邀约外部客户来公司交流,也不要安排员工出外勤,网络沟通即可。

03 就餐指南

1.鼓励自带盒饭,避免去食堂或点外卖,减少人员接触感染的机会

2.特殊时期,可以停止和同事的“友好关系“,不要聚在一起吃饭。(划重点:一个人吃饭!)

3.下班后不聚会聚餐,各自回家,各找各妈。

04

心态调整指南

(1) 调整好自己的作息,少熬夜,记住你是个工作的人了。

(2) 制定好工作计划

(3) 午间小憩,保持精力

(4) 无需太过恐慌,放松心情

工作开展篇

1 合理安排工作时间 (错峰上班)

可以考虑根据按照客户的时间来上下班,错峰上班,减少公司办公人流量,保证安全。同时要注意和其他部门的同事协调好,保证部门间的正常沟通,不能出现断档。

2  抓好基础工作,做好复盘工作

这一项我在高效远程办公指南里已经说过了,之所以再说一遍。

是因为基础工作做好很重要,复盘工作更重要,复盘工作做得好,可以提升成交的五倍。

现在外贸企业普遍的业务基础薄弱,业务素材缺乏,大家开足了马力往前冲的时候,没人愿意停下来,现在疫情逼着你减慢了,甚至停下来了,现在不做,忙起来,又是一个循环。

基础无非是我们以前一直在强调的专业,职业,商业,有温度,在公众号里面大把的文章都是关于这些话题。

复盘:就是关于业务端邮件和即时沟通记录全景的再回顾,也可以称之为案例分析,通过视频会议的方式,分析每一个业务人员的邮件和即时沟通全记录,你会发现很多问题。

以大部分外贸老板的经验,这些问题实际上能够解决,如果这几天能够发现问题,拿出解决方案,开工之后,不就是优化推进,落地执行了吗?

很多外贸企业是不是就是这样起步的,老板会看业务员的邮件,找出问题,给出指导,然后盯着落地,行之有效,为什么不做了呢?

3 整理客户资料,持续开发客户

疫情之下,出国拜访客户、参展等将受到非常大的影响,昨天的文章里也提到了120个国家和地区对我国进行了入境管制。

且目前广交会也停展了。

所以,通过各种线上渠道主动开发客户是必须重视和应该马上着手启动的工作。

同时,利用这段时间,对历年来积累的客户资料,尤其是那些未成交的客户,进行重新整理分析,从而挖掘商机。

4 维护好客户,做好客户关联工作

如何做好客户维护工作呢?可以从以下方面出发:

01.整理好下单待生产和待出货的客户,与工厂确认交期,与物流公司确定出货安排,和客户协商最佳的解决办法。

02.对重要的客户,可以以公司总经理名义邮件拜访,邮件主题可以围绕“坚定信心,展望未来的合作”,突出强调疫情下我们所采取的防护措施(卫生)和产能调整方法(供应稳定),打造“安全卫生、保质保量、准时交货”的供应商形象。

03.整理已成交的老客户信息资料,与客户密切沟通,共同制定新一年的采购计划和生产安排。

04.关注各国的贸易政策、出入境政策的变化,密切关注物流状况,第一时间关注各航空公司、船公司的政策变化。与客户提前沟通,共同寻找应对和解决的最佳方案。

最重要的是要告诉客户:你在疫情下采取了哪些具体措施,让那些无论是你已经成交的老客户,还是未成交的新客户都知道,所有和你合作的客户,你为他们所提供的产品服务里,加入了完善的防疫措施这一步。你的公司已经建立了防疫方案,以打消客户对自己如果在你这里采购货物,能否安全交付的疑虑。

5 保障稳定生产

01.保持和供应商的密切联系,保障供应链

与供应商保持密切联系,确保复工后能及时完成订单生产。明确好工厂的具体复工时间、生产能力和当地的物流情况。

02盘点现有库存,有缺的及时补货

盘点现有库存,整理物料空缺情况,优先补齐用于现有订单生产的物料(若物料价格稳定,可以提前准备下个月的关键物料,防止疫情影响导致后期订单爆发,供应紧张)。

结语

放假前应该没人会想到,这次的假期竟如此漫长。本来现在大家都该在工作岗位上兢兢业业了,结果某天一睡醒就被通知上班时间延迟。

换做平时能在家多休息两天,我们早就乐开了花了。

但现在,应该没人能真正高兴得起来,因为推迟返岗的原因,是一场可怕的疫情,这个时候才知道能正常上班是多么的幸福。

但总会有复工的一天的,疫情总会过去的。

所以在这里,我们为大家(开工了的,没开工了的)准备了一份“开工指南”,希望大家盆满钵满的时候,健康也满满的。

毕竟,只有大家健康了,企业才能发展好。

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