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不要让远程办公成为团队协作的绊脚石

在远程协作,特别是远程会议中可能遇到的问题以及对应的解决方案。

作为一个以建立关系、促进团队协作、为客户交付成果为生的人,着实难以适应这突如其来被禁足的日子,预计这样的日子还将持续一段时间。令我深感欣慰的是,在ThoughtWorks,我们一直实践着远程优先的理念,正是因为有这样的理念,物理上的隔离并不意味着我在单打独斗。而本文正是想要与大家分享在远程协作,特别是远程会议中可能遇到的问题以及对应的解决方案,这些方法或许很细节,甚至有些琐碎,但我相信其中的每一点都将使你受益。

通过视频会议进行沟通对我而言是再自然不过的工作方式。稳定的网络、效果良好的麦克风和耳机、清晰的视频画面、即时聊天工具、以及其他能够进行实时协作的工具,拥有合适的工具和工作习惯,帮助我们推动日常业务不断发展。现如今,能够将面对面的引导技能运用到虚拟世界中,令我十分激动。当然,相比于平时,这需要更强的纪律性,以便我们在远程协作时能够更加出色的完成工作,以增强远程协作的效能。

在远程和分布式的环境下,能够独自或者以结对的方式高效工作是一回事,而小组间的协作是另一回事,这其中的差异可以归结为遵循重要的原则以及运用新的技术。就如同学习任何新事物一样,一开始也许会觉得有些怪异,当这成为第二天性之后,你会发现你所付出的努力是完全值得的。

明确会议的目的。所有人都应当知道会议的目标 - 当人们知道会发生什么时,他们会感到更自在。

● 是否是为了讨论某个话题?

● 需要大家达成一致吗?请准备一个制定决策的计划。(例如,陈述这个决定,并让大家表决。)

● 是否需要大家共同献策?使用一个大家可以共同协作的工具。市场上有很多免费的工具,例如Fun Retro。付费的工具有Mural,甚至是Google Sheet。

● 准备好会议章程,并确保大家知道谁来主持以及如何进行。

允许每个人都能表达他的观点。没有什么比在会议上插不上嘴更让人受挫。(我从Center for Purposeful Leadership学习到一些很棒的技巧)

● 请每个人打开摄像头

● 在大家进入“会议室”时打招呼(这不仅显得亲切,同时还能够测试大家的音频)

● 在会议开始时让每个人介绍自己的名字和所处的地方。这样既能为会议开场,又能抓住所有人的注意力

● 让大家轮流陈述有关某个特定话题的想法(在聊天窗口中列出发言顺序,详见下文“时间盒”)

● 偶尔允许人们进行自由讨论。我说“偶尔”,是因为会议常常自然而然的演变成自由讨论,这并不是不好,只是这不应变为会议的唯一形式

时间盒。非常有意思的是,当你对着视频中的人讲话时,你常常会觉得自己在表演《哈姆雷特》,念着自己的独白,而忘记了应当轮流进行简洁的发言。

● 为每个人的发言设置时间限制;人们在一两分钟甚至三十秒内表述的内容会让你惊讶。

● 可以使用有声音提示的计时器以示公正。不过没有必要对此过于紧张:当人们听见倒计时响起时,他们自然便知道该结束发言了。

● 切实的为你所需要讨论的话题规划好时间盒。当你需要更多时间的时候,你可以征求小组的意见。

合理使用聊天窗口

● 对观点表示赞同

● 补充细节和重新措辞

● 有趣的笑话和双关语(有时这也会很有趣呢)

允许静默的空间

● 在人们交谈中出现短暂的停顿是完全没有问题的,实际上,有许多出色的点子会在此时迸发。

● 如果需要,可以计划或者安排一个反思时刻。

这个观点可能会令你感到不悦 - 请将其他软件静音。当你正在进行视频会议的时候,你自然而然的会去查看邮件或者聊天内容。许多人甚至已经是“视频脸”的高手了,因此你能在假装参加会议的时候回应其他事情。请不要这么做!弄清楚现在需要做什么,让大家能够将注意力放在本次会议上。

● 有明确的目标和议程。

● 倾听他人 - 你也希望大家认真听你说话,同样的,他们的话语也可能启发你。

● 如果会议过长,请在中间适当的安排茶歇时间。

我正在计划一些治理类型的会议和工作坊,在过去,他们通常是面对面的形式,而现在则完全是线上的。如果你使用过一些非常棒的技巧,请与我分享。我将非常乐意采纳他们。


作者:Kathy Gettelfinger

译者:祁凡

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