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岗位说明书的妙用

导读:在企业变革期间,发现许多企业虽然都有《岗位说明书》,但却并没有真正用起来,甚至形同虚设——导致这项重要的企业管理基础文件并没有对员工的成长和企业管理起到促进作用。今天我们就来谈谈《岗位说明书》有哪些作用。

 首先需要说明的是,岗位说明书明确了企业中每一个岗位的基本信息、岗位目标,以及该岗位责、权、利、能等许多重要内容。许多企业管理者片面地理解岗位说明书仅仅只需要明确岗位员工主要工作内容即可,这是不全面的。只有编制科学完整的、符合企业实际情况的岗位说明书,才能真正在企业日常管理中发挥其应有作用。

一、规范员工日常工作内容,明确岗位工作责、权、利、能

 岗位说明书明确了该岗位员工的工作目标、责任范围、工作权限、薪酬方式、任职资格等内容,它可以作为员工《劳动合同》的附件,清晰地告诉该岗位员工的工作内容,自己每天、每周、每月应该做什么,以及应该承担什么样的责任,负责到什么程度,员工的权限(人事权、财务权、业务权)是什么,劳动报酬是多少、任职资格是什么,从而规范员工在企业的日常工作。

二、为招聘、录用员工提供依据

 岗位说明书里已经确定了这个岗位的任职条件,任职条件是招聘工作的基础,招聘工作需要依照任职条件来挑选人员,不满足任职条件的人,不能用。如果企业一定要用,也是试用,要求该员工在规定的期限内达到任职条件的要求,否则工资等级或职务要相应下调。

三、作为新进员工入职培训的教材

 新员工被录用后,企业一般要进行新进员工入职培训和岗前培训,除了要介绍企业文化、产品知识、相关制度外,岗位说明书是一项非常重要的培训内容。许多企业忽略了这一点,导致新进员工入职后,工作范围和标准不清晰,绩效上不来。最后,要么管理者不满意该员工的表现,要么员工无法融入团队,双方不欢而散。所以,管理者在新员工上岗前对其进行岗位说明书培训是必不可少的。

泽亚咨询之岗位说明书的妙用

四、作为制定工作总结和计划的基本框架

在企业变革期间,每周组织召开变革周例会,每月组织召开月度经营分析会,每个部门负责人需要制定《周总结计划》、《月度PDCA经营分析报告》。有的管理者在刚开始制定周、月总结计划时,总觉得需要用较长时间,而且总结和计划的内容不到位,遗漏了关键工作事项。其实,每一位管理者在制定总结计划时,只需要用数据分析工作成果、提出工作目标,然后参考岗位说明书,一一对照,总结哪些做到了、哪些没做到,然后总结经验或分析原因、拟定改进措施、计划下阶段重点工作内容,就可以了。后来,我们将岗位说明书中的工作项目列入到每周、每月总结计划的模板中,管理者只需要按照模板框架填写内容,他们终于发现写总结计划原来如此简单。

五、作为绩效考核的依据

 企业中高层管理者,绩效考核可以用KPI的方式,但基层职员的KPI不太好统计,有些数据无法界定。泽亚咨询在企业中对基层职员一般用行为方式考核,那么,岗位说明书就可以作为基层员工绩效考核的重要依据。只有通过考查岗位说明书,才能去考核这个岗位上的员工是不是尽职尽责,是不是完成了每个月的工作目标和任务。假如在岗位说明书中没有这个职责,就没有必要拿这个去考核他,因为他不需要承担这样的责任。所以,岗位说明书在绩效管理过程中起着很大的作用,也是绩效考核的重要依据。

六、员工应知应会和培训的依据

 每个员工应该掌握哪些知识和技能,一定是依据员工在哪个岗位上工作、有哪些基本职责决定的。对员工进行培训,是为了满足员工岗位职务的需要,有的放矢,有针对性地对员工进行岗位专业知识和实际技能的培训,从而具备上岗任职资格,提高员工岗位胜任能力。根据岗位说明书的具体要求,对一些任职条件不足,但其它方面优秀,符合公司急需人才要求的员工进行培训,提高他们的素质和能力,最后使其达到岗位说明书的要求。

七、为员工职等职级评定和晋升提供依据

 人力资源管理中一项非常重要的工作是人力资源开发,就是通过一些方法使员工的工作积极性和能力不断提高,最大限度地发挥员工潜能,为企业做更大的贡献。员工的开发和晋升,离不开“职等职级评定”,员工的职等职级评定以员工岗位说明书及KPI指标的完成情况为评定依据,通过对员工品德、能力、学习、绩效等方面的综合评价,评估他们是否胜任、是该升级还是降级,以此作为员工任免、奖罚、报酬、培训、晋升、降级的依据,促进“人适其位”。因此,岗位说明书也是员工晋升和职级评定的依据。

 综上所述,岗位说明书有很多重要的作用,它是企业中一项重要的基础文件,所以每个企业应该做好岗位说明书的编制工作,而且要根据企业的发展和组织架构的调整,进行适当优化,然后真正把它用好、落到实处,促进员工的成长和企业管理的提升。

文——泽亚咨询资深顾问:侯知武老师


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