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如何制定有效的项目管理计划?

jindumao |2020-09-14

大多数项目延期,是因为我们将期望时间直接作用于实际完成的时间,但产品经理其实不具备时间预估的能力,尤其是一些比较复杂的需求,我们是无法进行预测的,这也就导致期望时间往往不太合理。

一个完善的项目管理计划,涵盖项目发展过程中需要的所有细节。这个计划就好比一张地图,有了它,你就不会因为某个细节没把握好而坏了整个计划。

 

项目管理计划是什么?

在项目实际开展、任务分配之前,制定计划能帮助你组织团队的工作,这样就能节省时间,减少工作中可能是出现的误解,减少资源浪费导致的成本提高。

 

任何项目管理计划,最重要的部分就是时间的规划。

计划中,应当列出项目中所有产品的时间节点,期限以及其他决定因素。可以借助软件完成例如:进度猫甘特图,列出每个任务预计的完成时间,在进度猫甘特图中制定项目计划,根据任务的先后顺序对计划进行合理的调整,再将计划进行分配。

 

通过这张甘特图我们可以分析出制作项目进度计划有哪些好处:

 

1计划能让利益相关者知道执行该项目的原因和目的,这个项目能解决什么问题,为什么利益相关者需要支持这个项目。只要目标清晰了,在选择合适的方法、资源、任务和团队成员的时候,就会比较自然。

 

2项目管理计划详细展示团队要完成的所有任务,可能需要执行的任务。计划也能让利益相关者知道最终计划能完成什么任务,达到何种质量标准。

 

3每个任务的具体负责人、参与人是谁。让团队的每个人知道,自己具体负责什么,需要完成哪些任务,每个任务的时限,以及每个任务如何操作。也正因此,在制定计划的过程中,从团队成员那里获得信息是必需的。

 

4设定计划时限。时间确定后,你就知道团队中每个成员在哪个时间点需要完成哪项任务,计划应该设几个时间点,什么时候能交付最终产品和服务。

 

5指导项目预算。一开始就做好项目大致的预算,有助于避免后续出现意想不到的花费。

 

在做计划前你要知道这五点:

1. 计划没有列好,就先不要开始项目。

2. 别指望能一天完成项目管理计划。

3. 随着项目进展,你可能需要调整计划。如果后备计划有变,也应该在管理计划里相应的部分及时更新。

4. 项目管理计划的制定应该让团队成员和客户都参与进来,以免将来发生误解。

5. 你应该按照自己手头具体项目的需要和关注点来制定计划。但是,像团队成员、成本、时间、资源和风险等都是必不可少的元素。


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